Comment trier ses mails quand on s'appelle Mark Zuckerberg, Bill Gates ou Larry Page ?
Combien pensez-vous que Mark Zuckerberg, le
patron de Facebook, ou Larry Page, le cofondateur de Google, reçoivent
d'emails par jour? Et surtout, arrivent-t-ils à tous les lire?
Sur le site Quora.com,
un réseau social qui permet de poser des questions à l'ensemble de la
communauté, un internaute se demande comment les grands patrons font
pour gérer leur boîte mail au quotidien. Voici son message:
"Je suis curieux de savoir combien de centaines ou de milliers d'emails ils (les grands patrons, ndlr)
reçoivent chaque jour et comment les gèrent-ils? Ont-ils un assistant
qui filtre toutes les demandes importantes, ou bien ne répondent-ils
qu'à un ensemble spécifique de personnes (les employés, la famille)?"
Voici
un florilège des réponses qu'il a obtenues, essentiellement des
témoignages d'expériences personnelles vécues dans une grande entreprise
par le passé.
• Jimmy Wales, cofondateur de Wikipédia
"Jeff
Bezos (fondateur et actuel PDG d'Amazon) m'a dit une fois qu'il avait
dit à tout le monde que si vous lui envoyiez un email, vous auriez une
réponse soit dans les dix minutes, soit jamais. C'est un gars drôle,
donc c'était une blague, mais dans mon expérience, ce n'était une blague
qu'à moitié. :)"
• Ron Brinkmann
"Voici quelque chose d'amusant que mon patron m'a dit une fois à propos de Jeff Bezos.
Si
Jeff lui transférait quelque chose (un autre email ou même un article
de presse) et ne mettait rien dans le corps du texte, cela signifiait:
'j'attends que vous vous renseigniez sur sujet et soyez prêt à en parler
si jamais je le demande'.
Cependant, s'il incluait un point
d'interrogation dans le sujet de l'email, les règles changeaient,
signifiant: 'j'attends que vous regardiez cette question et que vous
m'envoyiez une réponse/mise à jour dès que possible'.
Je suis sûr
que Jeff a réussi à trier d'énormes volumes d'emails en utilisant
uniquement le bouton "transférer" et le point d'interrogation."
• David Shin, ancien employé chez Google
"Lorsque
je travaillais chez Google en 2006/2007, Larry (Page, cofondateur de
Google) et Sergey (Brin, cofondateur de Google) ont tenu une session de
questions-réponses, et cette question exacte a été posée à l'un d'entre
eux. L'un d'eux a répondu (je ne me souviens plus lequel):
'Quand
j'ouvre ma boîte mail, je commence par le haut et lis vers le bas,
jusqu'à ce que j'en aie marre. Au-delà, le reste ne sera jamais lu.
Certaines personnes sont surprises d'obtenir une réponse d'un fondateur
de Google en seulement 5 minutes. D'autres obtiennent tout simplement ce
qu'elles attendaient (aucune réponse)."
• Raul Gutierrez:
"J'ai
rencontré Steve Jobs lors d'une fête à Paris pour l'examen de sa sœur
dans les années 90. Nous avons ensuite entamé une série d'échanges
occasionnels par email qui a duré quelques années. Il a répondu à chaque
email. Les emails que j'ai envoyés pendant la journée prenaient souvent
plusieurs jours pour obtenir une réponse. Mais si je les envoyais tard
dans la nuit (après minuit), j'obtenais une réponse quasi instantanée.
Et si je répondais en retour, il me répondait à nouveau... Une fois, je
lui ai demandé comment il avait le temps (de lire ses emails). Il m'a
dit qu'il aimait obtenir des réactions non filtrées et pensait qu'il
était important d'entendre régulièrement ce que disaient les gens."
• Steven Walker, qui travaille pour Quirky
"Andrew Mason, fondateur et ex-PDG de Groupon, gère tout ses mails personnellement. (...) Il utilise sa boîte de réception avec OmniFocus d'une manière très efficace. Au début (
de notre collaboration, ndlr),
nous avons essayé de trouver des moyens de trier ses mails
efficacement, en créant des filtres permettant de rediriger chaque mail
dans différentes boites de réception, qu'il pouvait consulter en
fonction du temps libre qu'il avait. La plupart étaient ses idées. (...)
Il lui arrivait de vous envoyer une réponse en moins d'une minute. Si
vous demandez à quelqu'un qui a travaillé avec Andrew, il va vous parler
d'emails réfléchis envoyés dans des temps de réponse incroyables."
• Jeff Nelson, concepteur du Chromebook, ancien de chez Google
"Je
ne peux pas parler pour les grands patrons, mais la plupart des
dirigeants utilisent un assistant personnel pour gérer leur messagerie
et leur calendrier. Votre email ou demande de réunion ne seront jamais
vus s'ils ne passent pas d'abord par l'assistant."
• Robin Love
"(...)
Nous, les 'assistants personnels', sommes là pour protéger et préparer
les cadres... Certains d'entre nous (...) sont payés jusqu'à 85.000
dollars par an aux Etats-Unis. L'ancien assistant de Mark Zuckerberg
gagnait 125.000 dollars à l'année. Les assistants contrôlent toutes les
communications adressées aux dirigeants, puis re-routent ces dernières
vers les services compétents pour traiter ces demandes. Parfois, c'est
même une équipe dans un autre pays qui filtre les communications avant
l'assistant personnel. Lui-même ne voit donc pas forcément un grand
pourcentage des communications adressées au PDG. Et l'assistant
personnel ne lui dirige ensuite qu'un nombre réduit de ces messages."
• William Franceschine
"Mark
Pincus (PDG de Zynga) gère ses propres emails et répond quasiment à
tout le monde, souvent très rapidement. La dernière fois que je lui ai
envoyé un email, il m'a répondu dans les cinq minutes à 7 heures du
matin un dimanche!"
• Jaleel Pasha
"J'avais envoyé un email au boss d'Infosys
(le plus grand exportateur de logiciels de l'Inde à l'époque) à propos
des vacances dans l'entreprise... Il m'a répondu en quelques heures sur
la politique en vigueur, mettant en copie un administrateur pour qu'il
me transmette plus de détails si nécessaire!"